Este mai ușor și mai precis să descrii ceva, decât să îți amintești unde a fost salvat. Fiecare persoană cunoaște conținutul documentului în care a lucrat, însă de multe ori documentul se pretează a fi salvat în mai multe directoare și nu știe unde să-l salveze sau unde să-l regăsească ulterior.

Documenta DMS respectă bunele practice în materia arhivării documentelor conform următorilor pași de lucru: CAPTURE (Scan) – CLASSIFY (Catalogarea documentelor) – EXTRACT (Extragerea metadatelor) – VALIDATE (Validare automată și de către operatori) – DELIVER (transmiterea datelor în rapoarte sau sisteme ERP).

Căutarea și găsirea fișierelor este simplă și rapidă. Se poate căuta după denumirea fișierului, client, tipul de document, atribute etc. Documenta DMS caută chiar și în interiorul documentelor, pe baza metadatelor setate.

Documentele pe hârtie care trebuie păstrate, nu mai este necesar să fie indexate în bibliorafturi sau scanate și greu de organizat și regăsit ulterior.

Documenta DMS permite utilizatorilor înregistrarea documentelor într-un mod foarte facil. Administratorul poate crea câte registre doreşte având posibilitatea să acorde drepturi pentru utilizatori sau pentru documentele ce trebuie înregistrate.

Documentele șablon elimină recrearea inutilă a fișierelor. Se crează foarte rapid un șablon care va completa automat informațiile pentru documentele utilizate în mod obișnuit.

Modulul de Gestionare a conținutului documentelor din aplicația web permite crearea documentelor din șabloane deja existente. De asemenea, acest modul facilitează generarea conținutului documentelor în funcție de valorile atributelor.

Procedurile și fluxurile din Documenta DMS eficientizează activitatea companiei, de la simple solicitări de actualizare a documentelor, la procese complexe de examinare și aprobare.

La fel ca și dosarele și bibliorafturile fizice, directoarele electronice implică o modalitate de organizare și gestionare mai dificilă a fișierelor.

Caracteristicile aplicației permit accesul la ultima versiune a unui document. Poate fi văzut ce a fost modificat, când și de către cine.

Documenta DMS permite programarea rapoartelor configurate pentru transmiterea pe e-mail către o persoană sau un grup de persoane.

În calendarul aplicației se pot crea evenimente, cu setarea notificărilor pe e-mail către toate persoanele implicate.

Avantajul de a salva directoare, documente și cele mai accesate meniuri la “Favorite” eficientizează utilizarea aplicației și reduce considerabil timpul utilizat pentru căutarea acestora.

Aplicația poate fi utilizată de oriunde, inclusiv de pe telefonul mobil, indiferent de sistemul de operare al acestuia: iPhone, iPad, Android și Windows Phone. Scanați, salvați și încărcați documente pentru aprobare, indiferent de locația dumneavoastră sau dispozitivul mobil.

Se pot face comentarii pe document, pentru alți utilizatori, menționați sau la modul general.

Documenta DMS oferă drepturi de acces în funcție de tipul sau categoria de document. Se pot seta drepturi pe anumite directoare și/sau subdirectoare.

Se poate seta fluxul de lucru să notifice utilizatorii responsabili de fiecare etapă asupra stadiului respectivei proceduri.