Documenta Drive este afișată sub forma unei partiții în calculatorul dumneavoastra. Accesând Documenta Drive utilizatorul are acces la următoarele foldere:

Documenta DMS se integrează cu suita de programe MS Office: Word, Excel, Power Point, Outlook. Utilizatorul are posibilitatea de a crea documente din sablon, acestea fiind salvate cu atributele completate direct în aplicația web sau în Documenta Drive. Acestea pot fi transmise pe e-mail, vizualizate in formatele prestabilite, transmise pe fluxuri de lucru si înregistrate.

Documentele pot fi transmise din Outlook în aplicația web sau în Documenta Drive, de asemenea, aplicația dă posibilitatea utilizatorului de a transmite documentele din web sau Documenta Drive direct pe e-mail. Mai mult decât atât, primirea pe un flux de lucru a unui document este notificată pe e-mail.

Documenta Scan & Fax facilitează transmiterea în aplicație a documentelor primite pe fax sau prin curier. Prin configurarea setărilor necesare pe tipurile de documente utilizate și prin scanarea acestora si introducerea de atribute, documentele vor fi transmise și redenumite în aplicația web în folderul selectat.

Îmbunătățirea proceselor de management și a relațiilor cu clienții se realizează prin integrarea aplicației Documenta DMS cu sistemele ERP și CRM.

Prin Documenta DMS administratorul serverului are posibilitatea de gestiona statistici generate pe fiecare cont în parte.

Documenta DMS oferă posibilitatea utilizatorului de a genera etichete cu coduri de bare pentru documente, acestea fiind ulterior lipite pe documentele ce urmeaza a fi arhivate. Găsirea acestora fiind eficientizată considerabil.

Utilizatorul are posibilitatea de a încărca multiple documente în aplicația web, Documenta DMS punând la dispoziția acestuia și opțiunea de a le semna electronic folosind un token. Setarile necesare se realizează facil în cadrul Conectorului – DMS Client.

Conform Normelor tehnice în domeniul semnăturii digitale, marca temporală (time-stamp) este un atribut al documentului electronic care prin semnătura digitală adeverește că informația a existat la un timp determinat.

Documenta DMS este un sistem compatibil cu toate scannerele și multifuncționalele având un sistem inteligent de recunoaștere a textului(OCR).