Indexare și Metadate

Este mai ușor și mai precis să descrii ceva, decât să îți amintești unde a fost salvat. Fiecare persoană cunoaște conținutul documentului unde a lucrat, însă de multe ori documentul se pretează a fi salvat în mai multe directoare și nu știi unde să îl salvezi sau cum să îl regăsești ulterior.

Când se salvează un fișier în Documenta, utilizatorii descriu conținutul acestuia prin câteva atribute. Aplicația indexează și organizează automat documentul, în funcție de aceste atribute prestate.

Documenta DMS este o aplicație bazată pe metadate, unde fișierele sunt clasificate în funcție de atribute, în locul directoarelor tradiționale.

Administratorul Documenta DMS poate gestiona cu ușurință atributele, având o interfață grafică simplă, fără necesitatea programării. Denumirea fișierelor se poate genera automat după anumite convenții, în funcție de atributele setate. Sistemul suportă validări automate si auto-numerotate.

De asemenea, pot fi preluate valori direct din sisteme CRM sau ERP.