Arhivare


Documenta DMS respectă bunele practici în materia arhivării documentelor conform următorilor pași de lucru: CAPTURE ( Scan) - CLASSIFY (Catalogarea documentelor) - EXTRACT ( Extragerea metadatelor) - VALIDATE (validarea automată și de către operator) - DELIVER (Transmiterea datelor în rapoarte sau sisteme ERP). Este unul dintre cele mai importante module care permite regăsirea facilă a oricărui document. De asemenea, elimină timpul pierdut regăsirii modulelor sau template-urilor de documente.

Ajută organizațiile și companiile care oferă soluții de arhivare a documentelor să gestioneze: categoriile de documente în funcție de legislaţia „Arhivelor Naționale”, recepţii fizice de documente (cutii, dosare, saci și metri liniari), topologie, localizare și cereri de documente, ieșiri, retururi, administrare unitate arhivă și trasabilitate 

 

Beneficiarul trebuie sa comunice :

Nomenclatorul arhivistic propriu, aprobat de factorii decizionali si avizat de Arhivele Nationale;

In ceea ce priveste incarcarea unui document in arhiva electronica, beneficiarul trebuie sa indeplineasca atat conditiile stabilite de prevederile art. 7 din Legea nr. 135/2007, cat si urmatoarele conditii:

 

Serviciul de arhivare electronica este disponibil pentru clientii, Documenta DMS, in intervalul si in baza termenelor stabilite contractual.

Arhiva electronica permite stocarea tuturor documentelor companiei intr-o forma organizata, centralizata pe o structura arborescenta de tip directoare-subdirectoare sau departamente-tipuri de documentesau orice alta clasificare familiara clientului.

Sistemul asigura preluarea de catre un centru de recuperare in caz de dezastru a operatiunilor de introducere in arhiva si/sau consultare a documentelor arhivate electronic in cazul unui dezastru la PRESTATOR.