Procesare Facturi

Fie că este vorba de distribuție, logistică, asigurări sau oricare altă industrie numărul mare de facturi de furnizori cu care te confrunți ridică o problemă importantă în procesarea lor. Timpul petrecut de personalul dedicat pentru procedurile de aprobare și operarea acestora conduc la pierderi mari pentru companie. Documenta DMS  prin OCR Zone, extrage și completează automat informațiile necesare procesării facturilor, le trimite pe un flux de lucru predefinit și urmărește traseul acestora astfel încât să eficientizeze timpul de lucru.

Beneficii:

Fiecare factură este caracterizată de anumite metadate: nume furnizor, serie, număr, dată, valoare. Documenta DMS poate fi configurată să extragă automat aceste metadate de pe documentele scanate și să completeze automat valorile. Eficientizează timpul petrecut pentru efectuarea acestui proces și elimină greșeala umană.

Documenta DMS eficientizează fluxul de aprobare a facturilor prin predefinirea fluxurilor și automatizarea acestora. După ce factura a fost scanată și aplicația a extras valorile, o transmite automat pe fluxul de lucru aferent acesteia. Emite notificări și alerte în momentul în care nu sunt recepționate și preluate pentru a elimina pierderea sau neprelucrarea acestora.

Evidența intrărilor și procesarea documentelor devine foarte dificilă atunci când numărul acestora este foarte ridicat. Documenta DMS ține evidența tuturor documentelor intrate în companie și procesul de procesare a lor. Poate extrage rapoarte după diferite criterii în funcție de necesitățiile companiei.

Pare imposibil de regăsit o factură atunci când numărul acestora este foarte mare. Conform studiilor efectuate, angajații iși petrec 15% din timp citind un document și 50% din timp cautându-l. Eficientizează timpul de lucru prin regasirea imediată a facturilor și a rapoartelor privind situația acestora.