Registratură electronică
Modulul registrului electronic ajută organizația să respecte aspectele de conformitate legale referitoare la înregistrarea documentului în interiorul organizației, atât pentru documentele care intră în organizație, cât și pentru documentele care sunt elaborate de departamente.
Documenta DMS permite utilizatorilor înregistrarea documentelor într-un mod foarte facil. Administratorul poate crea câte registre doreşte având posibilitatea să acorde drepturi pentru utilizatori sau pentru documentele care trebuie înregistrate.
Înregistrarea se face automat după ce se selectează registrul alocat tipului de document, atribuie automat data și următorul număr liber.
- Identificarea și urmărirea oricărui document folosind scanere de coduri de bare unice, număr de serie sau de înregistrare
- Creare număr nelimitat de înregistrări și definire coloane personalizate/dorite pentru fiecare
- Sunt disponibile 10 coloane de segment personalizate unde administratorul poate configura ce date speciale să fie afișate în funcție de tipul de document care va fi înregistrat. De exemplu, într-un registru pentru contracte, am putea dori afişarea în mod automat pe coloanele cu metadate a datei de încetare, a statutului etc.
- Inițiere automată a fluxurilor de lucru, după înregistrarea documentelor
- Atașare documente la anumite numere ale unui registru
- Export și import conținut registre în fişiere PDF, XLS sau CSV
- Imprimare coduri de bare și numere de înregistrare cu imprimante de coduri de bare speciale și aplicarea pe documente
- Back-office, scanare asincron și legătură fișier scanat la informațiile de înregistrare în funcție de numărul de serie / codul de bare aplicat pe document
- Panou lateral pentru afișarea statutului de înregistrare a documentului în toate ferestrele aplicaţiei în care sunt afişate documente: consolă de lucru, fluxuri de lucru, index, rezultate de căutare, registru electronic
- Flux automatizat de înregistrare și de direcţionare fișiere primite prin e-mail
- Flux automatizat de înregistrare și de direcţionare fișiere primite prin poştă