Fișiere virtuale

Dosarele virtuale sunt folosite pentru a clasifica și prezenta fișierele în funcție de nevoile organizaționale. Câteva dintre folderele virtuale comune sunt: documente recente, documente blocate, grupe de documente și tipuri de documente, documente organizate pe bază de proiect > tip de document, clienți / furnizori > tip de document - chiar dacă fișierele sunt localizate fizic în grupe de dosare sau departamente diferite.

La fel ca dosarele și bibliorafturile fizice, directoarele electronice implică o modalitate de organizare și gestionare mai dificilă a fișierelor.

Documenta DMS este o alternativă perfectă, cu o abordare diferită, care permite căutarea și deschiderea documentelor după diferiți parametrii: client, proiect, dată, status etc. Este o aplicație dinamică, care permite organizarea și afișarea informațiilor în funcție de necesități, fără limitarea vechilor directoare statice.

• Afișare documente folosind clase și structuri pe tipuri de documente, chiar dacă fișierele se află în dosare diferite
• Prezentare structuri documente pe baza a ceea ce sunt, nu pe baza locaţiei
• Afișare documente pe bază de structură grafic organizaţie, departamente
• Afișare documente pe bază de clienţi şi tip de document
• Panou lateral disponibil care afișează metadate, informaţii despre înregistrare, detalii despre fișiere, stare flux de lucru
• Administratorii pot defini structuri bazate pe metadatele fișierelor 
• Filtre pentru identificare uşoară în categoria curentă sau căutarea unui fișier
• Cu Documenta Drive, sunt disponibile dosare virtuale pe Windows, iar utilizatorii pot naviga, copia, deschide și atașa documente la e-mailuri