Contracte

Indiferent de industria în care activează compania dumneavoastră, un punct comun și de mare interes este "Contractul". Este unul dintre cele mai importante documente în cadrul unei companii indiferent daca este contract de furnizor sau client. Contractul reprezintă un nucleu care leagă mai multe departamente: contabilitate-financiar, comercial, administrativ, vânzări, producție, marketing și management, acesta trebuie tratat cu rigoare și cu respectarea unor termene limită. Documenta DMS facilitează traseul predefinit printr-un flux de lucru automatizat cu termene limită, alerte și notificări. Păstrează evidența tuturor versiunilor și permite aplicarea semnăturii electronice și marca temporală.

Beneficii

Definește un proces de lucru, respectând procedurile interne deja existente și oferă acces rapid la documentul aflat pe flux cât și pași de executie, se pot vedea notificările fiecărei persoane care a intervenit sau recepția documentului. Ține evidența tuturor versiunilor, acestea putând fi vizualizate și restituite în orice moment.

Contractul, indiferent de natura lui (furnizor sau client), atrage după sine alte categorii de documente anexate: facturi, listă de prețuri, anexe tehnice, necesar de implementare, ordin de plată, etc. Toate aceste documente anexate au altă locație decât contractul, fiind necesare în departamente diferite. Documenta DMS facilitează regasirea tuturor documentelor, creează o legatură virtuală între ele astfel că, indiferent de locația documentului, el poate fi vizualizat ca anexă la contract.  

Atât contractul cât și documentele atașate de acesta au un grad ridicat de securitate. Deși este nevoie ca un alt departament sau coleg să știe despre existența contractului este posibil ca anumite câmpuri sau informații din interiorul contractului să fie confidențiale. Documenta DMS poate limita vizualizarea întregului conținut sau a unor câmpuri din interiorul acestuia.

Gestionează documentele, vizualizează și aprobă un contract oriunde și oricând prin accesarea unui browser de internet sau folosind aplicația pentru tabletă și telefon mobil-indiferent de sistemul de operare al acestuia. Vizualizează, salvează pentru a citi mai târziu (în condiții fără acces la internet), confirmă-aprobă-respinge contractul aflat pe fluxul de lucru, scanează, încarcă în aplicație indiferent de locație sau dispozitivul folosit.