Arhivare

Documenta DMS respectă bunele practici în materia arhivării documentelor conform următorilor pași de lucru: CAPTURE (Scan) - CLASSIFY (Catalogarea documentelor) - EXTRACT (Extragerea metadatelor) - VALIDATE (Validarea automată și de către operator) - DELIVER (Transmiterea datelor în rapoarte sau sisteme ERP). Este unul dintre cele mai importante module care permite regăsirea facilă a oricărui document. De asemenea, elimină timpul pierdut regăsirii modulelor sau template-urilor de documente.

Ajută organizațiile și companiile care oferă soluții de arhivare a documentelor să gestioneze: categoriile de documente în funcție de legislaţia „Arhivelor Naționale”, recepţii fizice de documente (cutii, dosare, saci și metri liniari), topologie, localizare și cereri de documente, ieșiri, retururi, administrare unitate arhivă și trasabilitate.

• Creare și gestionare pentru mai multe fonduri de arhivă

• Definirea mai multor diagrame de organizare, unul pentru fiecare fond

• Gestionare istoric organigrame

• Definire clasificare multiplă documente / „Nomenclatoare arhivistice” în conformitate cu legislaţia

• În conformitate cu legislația şi regulamentul privind „Arhivele Naţionale”

• Înregistrare de noi „Unități Arhivistice”

• Registru Intrări-Ieşiri

• Scanare documente

• Acces securizat online pentru clienţi la fondul de documente 

• Rapoarte de monitorizare și management al fondului de documente

• Administrare depozit: clădiri, corpuri, rânduri, rafturi, poliţe, alveole, cutii

• Proces Verbal de selecţionare şi generare a termenelor de păstrare

• Registrul de depozit: listă ieşiri, documente la solicitant, listă intrări, lista retururi documente ieşite, listă documente restituite.

• Evidenţă Costuri:intrări, ieşiri, unităţi arhivistice depozitate, servicii de utilizare, servicii de consultare.

Beneficiarul trebuie să comunice :

Nomenclatorul arhivistic propriu, aprobat de factorii decizionali și avizat de Arhivele Nationale

• să transmită semnată lista categoriilor, tipurilor de documente si criteriilor de cautare aferente acestora, precum și programele utilizate pentru vizualizarea documentelor în format electronic

• documentul semnat prin care se stabilește dreptul de acces la documentele din format electronic, care urmează să fie arhivate

În ceea ce privește încărcarea unui document în arhiva electronică, beneficiarul trebuie să îndeplinească atât condițiile stabilite de prevederile art. 7 din Legea nr. 135/2007, cât și următoarele condiții:

• să dețină un certificat digital calificat și valabil pentru semnatura electronică

• să comunice administratorului informațiile necesare verificării valabilității certificatului folosit pentru semnarea electronică a documentelor stocate în arhiva electronică

Serviciul de arhivare electronică este disponibil pentru clienții Documenta DMS, în intervalul și în baza termenelor stabilite contractual.

Arhiva electronică permite stocarea tuturor documentelor companiei într-o formă organizată, centralizată pe o structură arborescentă de tip directoare-subdirectoare sau departamente-tipuri de documente sau orice altă clasificare familiară clientului.

Sistemul asigură preluarea de către un centru de recuperare în caz de dezastru a operațiunilor de introducere în arhiva și/sau consultare a documentelor arhivate electronic în cazul unui dezastru la PRESTATOR.